Nous sommes toujours fébriles le jour d’une mise à jour de Ofys, puisqu’il y a plein de belles nouveautés à faire découvrir à nos utilisateurs. Chez Info-Data, cela représente la
concrétisation de multiples heures de travail. Avant d’en arriver à ce jour, plusieurs étapes sont à franchir. Il s’agit d’un travail de longue haleine qui implique plusieurs
personnes de différents départements, et chacun a son rôle essentiel à jouer.
Diverses raisons expliquent la nécessité de faire régulièrement des mises à jour. Elles permettent d’abord de déployer de nouvelles fonctionnalités ainsi que des améliorations et
correctifs à celles existantes. D’autres mises à jour sont réalisées afin de renforcer la sécurité du logiciel et la protection des données sensibles que nous hébergeons. Une mise
à jour régulière des technologies utilisées est également nécessaire afin de toujours moderniser le logiciel. Certaines de ces modifications ne sont pas visibles pour les
utilisateurs puisqu’elles ont lieu en arrière-plan, mais elles peuvent tout de même avoir des impacts importants sur toute l’utilisation du logiciel. Afin de mieux comprendre ce
processus, nous vous invitons à découvrir tout le travail derrière celui-ci !
Lors de la planification d’une mise à jour, nous décidons quelles nouvelles fonctionnalités et améliorations développer. Chaque modification provient d’un besoin ou d’une demande reçue. Entre autres, le besoin peut avoir été émis par un utilisateur, il peut être le résultat de changements du domaine (p. ex., la télémédecine pendant la pandémie), ou une nouvelle obligation par le MSSS. Il faut faire l’analyse des besoins et demandes reçues afin de les filtrer selon la priorité. Ensuite, un brainstorm d’équipe nous permet de trouver la meilleure façon de répondre aux besoins. Si la demande provient d’un client, nous validons avec celui-ci si la solution trouvée y répond bien.
Toutes les modifications et nouveautés sont notées afin d’être vérifiées par nos experts produits. L’objectif ici est de s’assurer que tout fonctionne bien et que le résultat final
est à la hauteur de nos attentes. Toutes les fonctionnalités qui pourraient être touchées par ces changements sont également testées, afin de s’assurer qu’il n’y ait pas d’impact
non désiré sur celles-ci. Les problèmes sont pris en note, analysés puis corrigés. Une fois ces corrections effectuées, il faut encore une fois les déployer dans l’environnement de
test, et les vérifier à nouveau. Ces étapes sont souvent répétées à maintes reprises, jusqu’à ce que tout soit optimal. Cette portion du travail peut s’avérer longue si un problème
est difficile à identifier, mais c’est ce qui nous assure un déploiement optimal au moment de la mise à jour.
Plusieurs éléments sont à considérer lors de ces tests. Il faut d’abord respecter le fonctionnement voulu, mais également s’assurer de la convivialité du logiciel, puisqu’il s’agit
d’un critère de haute importance pour nous. Ensuite, il y a le volet qui concerne la protection des renseignements personnels et le respect des obligations médico-légales. On pense
par exemple à la traçabilité des modifications, à l’intégrité des données, etc. Ce sont des éléments importants dans un DMÉ, qui doivent être gardés en tête tout au long de
l'évolution du logiciel.
Finalement, à cette étape, nous testons toutes les fonctionnalités du logiciel pour faire une vérification complète. Toute modification dans le code à un endroit peut avoir des
impacts imprévus... partout ailleurs ! C’est pourquoi il faut être minutieux lors de ces vérifications et rester à l’affût de tout comportement anormal du logiciel.
Toutes les mises à jour importantes ont lieu la nuit, entre 23h et 6h, lorsque les services peuvent être suspendus. Notre équipe de programmeurs experts est responsable de cette étape cruciale. Une procédure est écrite à l’avance afin de s’assurer que rien n’est oublié. Une fois la mise à jour effectuée, le logiciel est testé à nouveau de façon sommaire pour confirmer que tout est fonctionnel. Il est alors temps de remettre en marche tous les services !
Le lendemain de la mise à jour, autant l’équipe de support que l’équipe de programmation sont sur le pied d’alerte. Tout le monde est prêt à réagir en cas de problématique, afin que
la situation soit résolue le plus rapidement possible. Nous voulons être présents pour nos utilisateurs, afin que toute situation anormale soit adressée dans les plus brefs délais.
En effet, malgré toutes les précautions et toute la préparation derrière la mise à jour, il y a toujours une marge d’erreur résiduelle. Par exemple, plusieurs services sont
impossibles à tester avant le déploiement. Parmi ceux-ci on compte des intégrations avec des services externes, dont tout ce qui concerne le Hub (prise de rendez-vous et
confirmations de rendez-vous), les laboratoires, la RAMQ, etc. C’est aussi le cas pour certains services que nous pouvons tester dans un environnement de test, mais qui est
différent de l’environnement de production. Dans ce cas-ci, il s’agit plutôt de services comme le CRDS, le DSQ ou encore RxVigilance.
D’autres composantes difficilement contrôlables peuvent avoir une incidence sur le fonctionnement. Par exemple, notons le volume d’utilisation des cliniques ainsi que la grosseur
de la base de données. Ensuite, il y a tous les éléments externes au logiciel, mais qui peuvent tout de même influencer son fonctionnement : les différents navigateurs utilisés,
les antivirus et autres applications de l’ordinateur, et les mises à jour de ces outils qui peuvent causer des incompatibilités. Enfin, l'erreur est humaine : même si nous nous
efforçons de tester l’entièreté d’Ofys avant le déploiement, il peut arriver qu’un oubli survienne.
Lorsque des problématiques se produisent, nous évaluons chaque situation afin de prioriser les corrections selon l’impact sur le travail des utilisateurs. Nous vérifions ensuite si
une solution de contournement est disponible et, le cas échéant, nous nous assurons de la transmettre aux utilisateurs touchés. Enfin, nous devons évaluer la complexité de la
correction à apporter. Parfois, il est possible de déployer une correction en arrière-plan, mais dans certains cas, une autre mise à jour est nécessaire.
L’équipe de programmation est très efficace lorsque des corrections sont requises. Toute l'équipe chez Info-Data sait à quel point il est important que les situations
problématiques soient réglées le plus rapidement possible. C’est pourquoi autant du côté de l’équipe de support que du côté des programmeurs, nous effectuons un suivi diligent de
chaque situation qui survient. Notre page d’état des systèmes nous permet de communiquer avec tous nos utilisateurs afin de les tenir informés. Par souci de transparence, nous
communiquons tous les problèmes sur cette page. Nous pouvons également y informer les utilisateurs des solutions de contournement possibles et les aviser lorsque la problématique
est rectifiée.
Les mises à jour servent à innover et faire progresser le logiciel. Elles représentent énormément de travail, mais permettent d’encore mieux répondre aux besoins de nos utilisateurs
et d’améliorer leur quotidien. Il s’agit d’une opportunité d’optimiser Ofys et de le faire évoluer au niveau technologique. Notre désir de toujours aller de l’avant et d’innover
nous permet d’offrir un produit de qualité ; une entreprise qui n’innove pas, meurt !
Nous sommes constamment à l’écoute de vos besoins, ce qui nous pousse à toujours vouloir faire mieux.