La sécurité et la protection des données médicales sont des enjeux primordiaux pour nous et sont au centre de toutes nos grandes décisions. Dans cet article, nous vous présentons 6 fonctionnalités que vous pouvez utiliser dans Ofys dès aujourd’hui afin de renforcer la sécurité liée aux données médicales dans votre clinique.
La double authentification (2FA) a été intégrée à Ofys dans le but de renforcer la sécurité liée au mot de passe. Vous pouvez activer la 2FA dès maintenant et inciter les utilisateurs de votre clinique à l’activer aussi. La double authentification est essentielle lorsqu’on parle de protection des données au sein du DMÉ, elle renforce l’utilisation d’un mot de passe seul. Il est donc important que chaque membre de l'équipe comprenne comment et pourquoi utiliser la 2FA !
Tous les utilisateurs de Ofys peuvent verrouiller leur compte lorsqu’ils s’absentent temporairement de leur bureau. Cette fonctionnalité empêche tout accès non autorisé à leur session en leur absence, garantissant ainsi la confidentialité des informations. Lorsqu’ils reviennent devant leur écran, ils n’ont qu’à entrer leur mot de passe pour déverrouiller leur compte.
Lorsque vous créez de nouveaux utilisateurs, vous devez leur attribuer un rôle (p.ex., “secrétaire” ou “secrétaire médicale”). Ce rôle est choisi en fonction de ce que chacun doit effectuer dans le DMÉ. Par exemple, une secrétaire médicale doit avoir accès à certaines parties du dossier clinique, tandis qu’une réceptionniste n’a pas nécessairement besoin d’avoir accès aux sections contenant des données médicales. Vous pouvez donc limiter les droits d’accès en fonction du rôle occupé par un employé, le limitant ainsi à ce qui est nécessaire dans le cadre de ses fonctions.
La fonctionnalité “Limitations de consentement” permet de limiter l’accès d'un dossier patient selon l’utilisateur et selon la section du dossier. La modification se fait directement dans le dossier démographique du patient, vous pouvez y indiquer quels utilisateurs ont les droits d’accès pour quelle partie du dossier. Dès que vous ajoutez un ou des utilisateur(s), ce dossier devient alors disponible seulement aux utilisateurs indiqués. Vous pouvez donc, sur mesure, choisir qui a accès à quoi !
Dans Ofys, vous pouvez indiquer qu’un dossier est “sensible”. Lorsque vous activez cette fonctionnalité, l’accès aux données cliniques du patient est restreint au professionnel traitant seulement. Tous les autres utilisateurs auront accès aux données non cliniques, mais verront des sections vides pour ce qui concerne les données cliniques. Dans la recherche patient, une petite icône de détective devant le nom avise l’utilisateur que le dossier est coché “sensible”. Tout comme la fonctionnalité précédente, cette option est idéale pour protéger la confidentialité des patients ayant un profil médiatique ou des membres du personnel de la clinique.
Les cliniques peuvent renforcer la sécurité des accès en personnalisant les règles de gestion des mots de passe. Elles peuvent exiger un changement après une certaine période, interdire la réutilisation d’anciens mots de passe et imposer des critères de complexité, comme l’inclusion de chiffres ou de majuscules. De plus, elles ont la possibilité de définir après combien d’échecs de connexion un utilisateur est temporairement bloqué, réduisant ainsi les risques d’accès non autorisé.
En somme, la sécurité des données sensibles doit être une priorité pour toutes les organisations, et Ofys vous offre plusieurs outils pour renforcer la protection des informations confidentielles. En mettant en œuvre des protocoles internes adaptés, en formant le personnel et en respectant rigoureusement les réglementations, il est possible de réduire significativement les risques liés à la gestion des données. La création d’un environnement de travail sécurisé avec Ofys est un investissement crucial pour protéger les informations de votre clinique. Chaque geste que vous posez au quotidien fait la différence !