Question fréquemment posée

Général

Le logiciel de facturation médicale Xacte est intégré à Ofys, vous permettant de facturer à la RAMQ directement de votre DMÉ! Après avoir écrit au dossier, un simple clic ouvre une nouvelle demande de paiement, pré-remplie avec les informations transmises par Ofys.

Une telle intégration permet de gagner du temps, en plus d'éliminer les risques d'erreur et les oublis!

Il n'y a aucun frais du côté de Ofys pour l'utilisation de cette intégration. Pour de l'information sur les licences et services offerts par Xacte, veuillez contacter info@xacte.net.

Tutoriel

Xacte - tour d'horizon

Innovateurs technologiques Pionniers de la facturation numérique au Québec avec application mobile et équipe produit Experts en facturation médicale Plus de 60 conseillers avec formation continue et analyse des règles de la RAMQ Numéro 1 en termes de croissance Soumet la facturation de plus de 4 500 médecins, incluant plus de 1 000 omnipraticiens

Vous pouvez consulter, en pièce jointe, un document explicatif sur la facturation avec Xacte (à noter que les détails affichés sont à valider dans un échange avec Xacte).

Activation

Si vous possédez déjà une licence auprès de Xacte pour votre facturation, veuillez écrire à info@xacte.net et ajouter support@infodata.ca en copie conforme pour demande d'activer l'intégration Xacte-Ofys et de vous transmettre le nom d'utilisateur et mot de passe de l'API à inscrire dans Ofys.

Dans votre courriel, il faut transmettre les informations suivantes:

1. Votre nom et prénom
2. Votre numéro de licence (5 chiffres suffisent)
3. Votre lieu de pratique (nom de la clinique ou numéro d'établissement si possible)

Ils vous enverront ensuite vos informations de connexion à inscrire dans Ofys (nom d'utilisateur et mot de passe de l'API).

Si vous ne possédez pas de licence Xacte, vous pouvez contacter info@xacte.net pour en connaitre plus sur les avantages de Xacte et la procédure pour changer de fournisseur de facturation.

Configuration dans Ofys

Voici ensuite comment configurer votre compte dans Ofys afin d'activer l'intégration.

1) Configuration de la clinique

Tout d'abord, le numéro d'établissement de votre clinique doit être inscrit dans la fiche du site de travail. Pour la plupart des cliniques de première ligne, celui-ci sera déjà inscrit puisqu'il est nécessaire pour la synchronisation RAMQ des patients inscrits.

Le site peut être modifié par un utilisateur administrateur. Simplement ouvrir la fiche du site de travail et ajouter le numéro d'établissement dans la case correspondante dans l'onglet "Inscription RAMQ".

2) Configuration de l'utilisateur

Ensuite, vous devez inscrire les informations de connexion reçues par Xacte dans votre fiche d'utilisateur Ofys.

Pour accéder à celle-ci, simplement cliquer sur le crayon dans le tableau de bord de Ofys Pro.

Dans la section Utilisateur, veuillez sélectionner l'option "Xacte" ou "MultiD" dans le menu déroulant de la facturation RAMQ, puis entrer le nom d'utilisateur et mot de passe fournis par Xacte.
S'il y a lieu, veuillez saisir votre numéro d'agence et votre numéro de groupe administratif dans la section "RAMQ et RVSQ" de votre fiche
Après avoir enregistré la fiche, veuillez vous déconnecter et vous reconnecter à Ofys. Votre compte Xacte est maintenant lié à votre compte Ofys!

Utilisation

Vous verrez maintenant un signe de dollar $ au-dessus des rencontres que vous avez écrites ou dans lesquelles vous avez participé.

Un simple clic ouvrira une nouvelle demande de paiement dans Xacte, préremplie avec les informations transmises par Ofys.

Vous pouvez alors utiliser des raccourcis clavier pour saisir rapidement les codes à facturer ou utiliser la loupe pour rechercher parmi la liste. Pour ajouter un second code, utilisez la flèche vers le bas.

Vous pouvez également faire personnaliser votre castonguette auprès de Xacte afin d'afficher automatiquement les choix de codes les plus communs pour sauver du temps.

Dès la sauvegarde, Xacte affiche le montant total de la facture et vous avise en cas d'erreur dans la sélection des codes ou de possibilité de facturer des codes supplémentaires, même avant l'envoi à la RAMQ.

Vous pouvez ensuite soumettre la facture à votre agence, l'envoyer à la RAMQ, ou la laisser en suspens pour confirmer son envoi plus tard.

Puis, revenez simplement à Ofys Pro, sans besoin de fermer la fenêtre de Xacte. Lorsque vous cliquerez à nouveau sur l'icône de dollar au prochain patient, la fenêtre reprendra le focus instantanément et vous pourrez remplir la nouvelle demande sans délai.

Si vous cliquez à nouveau sur le signe de $ dans une rencontre, la facture liée à celle-ci s'ouvrira, afin de vérifier ses informations ou la modifier.

Si vous travaillez à deux écrans, il peut être pratique de déplacer la fenêtre Xacte sur le second écran!

Compte Xacte

En tout temps, vous pouvez accéder à votre compte Xacte via l'icône de la maison.

Les demandes de paiement faites depuis le DMÉ peuvent être importées dans votre grille Xacte avec les autres items facturés afin de valider les montants et les factures avant l'envoi.

Cliquez sur "Actions" et sélectionnez "Importer - DP (Mobile ou unitaire)".

Rapport des rencontres et des factures

Depuis votre tableau de bord de Ofys Pro, vous pouvez générer une liste des rencontres effectuées pour une période donnée ainsi que leur facture reliée s'il y a lieu. Cliquez sur ce bouton afin de générer le rapport de facturation Xacte. Choisissez un intervalle de date puis cliquez sur "Produire".

Le rapport produit affiche toutes les rencontres écrites pendant l'intervalle de date spécifié et indique si une facture a été créée pour chaque rencontre, ainsi que son statut. Si une demande de paiement a été oubliée, vous en serez donc tout de suite avisé et pourrez facilement l'identifier puisque la rencontre sera en rouge . Le total des montants facturé est aussi affiché.

Pour plus d'information sur l'utilisation dans Ofys, veuillez contacter notre équipe de support à support@infodata.ca et un de nos experts se fera plaisir de vous répondre. Pour plus d'information sur l'outil de facturation Xacte, veuillez contacter info@xacte.net.