Pour avoir accès aux données d'inscription RAMQ pour un patient en particulier, celui-ci doit être créé dans le système. La deuxième partie de ce chapitre explique comment le faire.

De plus, pour utiliser les fonctionnalités d'inscription, la recherche dans la facturation doit être sur Index patient. Choisissez cette option dans le menu déroulant de la section du Patient lorsque vous facturez :

Les informations demandées diffèrent selon le type d'action et le contexte. Il y a deux types d'actions : inscription de la clientèle (incluant les modifications d'inscriptions et les désinscriptions) et synchronisation de la clientèle. Il y a aussi deux contextes : en GMF et hors GMF.

Pour les inscriptions en GMF, voici les informations à remplir :

• Établ. : écrivez le numéro de l'établissement à 5 chiffres.
• GMF : écrivez le numéro du GMF.
• ID util. : écrivez votre « ce » fourni par la RAMQ (p.ex., ce12345).
• ID machine : écrivez votre « aip » fourni par la RAMQ (p.ex., aip1234aa). Votre identifiant machine doit être unique à ce logiciel (on peut en demander plus d'un à la RAMQ si nécessaire).
• Mot de passe : écrivez le mot de passe associé à l'aip. Si la RAMQ vous donne un mot de passe temporaire (comme ramq123a), écrivez-le dans la colonne « Mot de passe », puis cliquez sur le nuage au bout de la ligne pour en obtenir un nouveau (vous ne pouvez pas laisser le mot de passe temporaire de la RAMQ).
• Date mod. Mot de passe : cette date s'écrit automatiquement lorsqu'on clique sur le bouton avec le petit nuage.

Pour les inscriptions hors GMF :

• Inscrivez uniquement le numéro d'établissement dans la colonne Établ. et laissez les autres cases vides, car l'identifiant SYRA est utilisé dans ces situations.

Le tableau du haut doit être rempli complètement, que ce soit en GMF ou hors GMF. La seule exception est qu'il faut laisser la colonne « GMF » vide lorsqu'on est hors GMF.

Dans le tableau du bas, à la droite du nom de chaque médecin (dans la colonne Établ.), écrivez le numéro du ou des établissements où il travaille et inscrit des patients et pour lesquels vous voulez synchroniser les données. S'il y a plus d'un établissement, écrivez les numéros côte à côte, séparés d'un espace ou d'une virgule (maximum de trois établissements).

Notez que la RAMQ ne permet pas aux agences de facturation d'utiliser la synchronisation.

Il faut d'abord écrire le NAM dans la facture (par la suite, le champ du NAM dans la fiche d'ajout ne permet pas la modification). Ensuite, utilisez le raccourci Alt + P, ou cliquez sur le + à côté d'Index Patient.

Puis, remplissez les informations dans cette fenêtre et enregistrez-les avec la disquette ou le raccourci Alt + E.

C'est dans cette fenêtre qu'il faut indiquer le médecin de famille du patient (par défaut, on met celui de la facture). Il ne pourra pas être modifié dans la fenêtre d'inscription.

• Un crochet vert signifie que le patient est inscrit.
• Un x rouge signifie qu'il n'est pas inscrit.
• Un cercle barré rouge signifie que le statut est « Ne jamais inscrire ».
• Une icône de roi vert signifie que le médecin de la facture est son médecin de famille.
• Une icône de fou rouge signifie que le médecin de la facture n'est pas le médecin de famille.
• Un point d'interrogation rouge signifie que le patient n'a pas de médecin de famille.
• Les chiffres indiquent les codes de vulnérabilité (00 = aucun code).

Ainsi, dans l'exemple ci-dessus, on constate que le patient est inscrit, qu'il a le code de vulnérabilité 15, et que le médecin de la facture est son médecin de famille.

Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisissez les informations pertinentes :

• La date de début d'inscription (par défaut, on met celle de la facture);
• Le lieu de suivi et la date de début à ce lieu (par défaut, on met ceux de la facture);
• Les codes de vulnérabilité et leur date de début, s'il y a lieu;
• Le représentant, si nécessaire (pour les enfants de moins de 14 ans);
• Le résident, s'il y a lieu.

NOTE : on ne peut pas changer manuellement le menu déroulant du statut d'inscription (Non inscrit ou Inscrit). Il changera par lui-même après la transmission à la RAMQ.

De plus, le professionnel est aussi un champ en lecture seule. On va chercher l'information du médecin de famille inscrit dans l'Index patient (c'est donc à cet endroit qu'il faut le modifier).

• Désinscrire : il suffit de cliquer sur le bouton.
• Cesser inscr. : cliquez sur le bouton, puis sélectionnez la raison de l'arrêt et cliquez sur Confirmer la raison.
• Changer date d'inscr. : cliquez sur le bouton, saisissez la nouvelle date puis cliquez sur Confirmer le changement.

Autres modifications

Pour les autres sections, les boutons de transmission à la RAMQ apparaissent lorsqu'on fait un changement. Par exemple, si on ajoute un code de vulnérabilité à un patient déjà inscrit, le bouton Modifications des vulnérabilités apparaît plus bas.

Faites les modifications nécessaires (représentant, résident, vulnérabilité) puis utilisez les boutons des sections Transmettre à la RAMQ pour les envoyer.

En bleu sont les questions qui requièrent une réponse oui/non (cliquez sur le bouton pour indiquer votre réponse avant de cliquer sur « Valider »). Les avertissements sont en rouge, les avis, en jaune et les messages de succès, en vert.

Vous pouvez changer le statut d'inscription, la date, etc., puis enregistrez le tout avec la disquette ou le raccourci Alt + E. ATTENTION : Les modifications ne sont pas envoyées à la RAMQ.

La synchronisation doit être faite un établissement à la fois. Dans le tableau du haut, cliquez sur la ligne de l'établissement que vous voulez synchroniser. Dans le tableau du bas, les médecins concernés seront en surbrillance (fond vert pâle). Rappel : le numéro de l'établissement doit être écrit à côté du nom du médecin dans le tableau du bas. Puis, cliquez sur Obtenir la clientèle. Vous verrez la progression de l'importation pour chaque médecin.

La fenêtre suivante présente les messages généraux relatifs à l'importation (p. ex., le nombre de clients synchronisés).

Cliquez sur l'onglet Détails pour savoir précisément ce qui a été fait. Cette fenêtre fonctionne comme les sommaires.

• Cliquez sur les « + » de la première colonne pour voir plus de données.

• Utilisez les champs de recherche de l'entête pour chercher parmi les données.

Dans la colonne T (pour Type d'action faite), un moins « - » signifie que le patient a été retiré; un plus « + » signifie qu'il a été ajouté; un M, qu'il a été modifié; et le signe ⌀, qu'il est non modifié.