INDEX PATIENT

Généralités

La recherche d’une fiche patient est la fonction centrale d'un logiciel médical. C'est pourquoi Ofys vous permet d’activer une recherche ou l'ajout en un clic seulement.

Le processus de recherche d’une fiche patient à l'intérieur du logiciel est simple mais par souci d’efficacité, Ofys conserve la liste des derniers patients vus.

Vous pouvez effectuer votre recherche de patient à partir de plusieurs critères (numéro de dossier, de téléphone, d’assurance maladie, nom, prénom, etc). À vous d'utiliser la méthode qui vous convient le mieux !

Cinq onglets sont à votre disposition; l'onglet simple, complet, ordonnances, résultats de laboratoire et rappel/rendez-vous.

En plus de pouvoir inscrire autant d'adresse et de moyen de communication que l'utilisateur le désire, la fiche patient permet de conserver les numéros de dossier des hôpitaux et les coordonnées de la pharmacie du patient.

L'onglet Simple – Affichage rapide des données

.	Le Nom et Prénom sont obligatoires pour la sauvegarde d'une fiche.
.	La date de naissance(DDN) s'inscrit en années, mois et jours. Nul besoin d'inscrire les barres obliques.
.	Possibilité de sélectionner la date à partir d'un calendrier visuel.
.	Le Dossier s'inscrira automatiquement si l'utilisateur laisse le champ vide. Le Dossier sera le dernier numéro inscrit + 1
.	Nul besoin d'inscrire la date de naissance ainsi que le sexe si l'usager inscrit le NAM et sauvegarde. Ofys affichera un message si le numéro et/ou l'expiration de la CAM est erronée.
.	Le Dispensateur (Médecin de famille) s'inscrit avec le numéro de pratique de celui-ci. Il est possible de rechercher via le bouton à la droite du champs.
.	Contact : Il est possible d'inscrire deux contacts dans cette section (Les deux premiers de la liste). Une sélection du type de contact est nécessaire, le Téléphone est la sélection par défaut.
.	Inscription du numéro civique ainsi que la rue dans la zone d'édition Adresse. La Ville, le Pays et la Province sont des auto-implétions comme dans les autres fiches où ces listes déroulantes sont présentes.

L'onglet Complet – Affichage détaillé des données

.	Le menu Informations supplémentaires affiche le détail de l'individu.
.	Le menu Client propose quelques zones d'éditions de plus que l'onglet Simple : Nom du conjoint, Nom de la mère et Nom du père.
.	Les menus Adresse et Communication proposent l'ajout ou la modification de ces données (Si plus d'une adresse et si plus de deux communications).
.	Les menus Hôpitaux et Pharmacies peuvent être utilisés pour indiquer les établissements fréquentés par ce client.
.	Le menu Inscription GMF est utilisé pour indiquer le Statut, la Date de début ainsi que la Date de fin.
.	Si l'utilisateur est administrateur, il aura accès au menu Utilisateur et pourra donc lui créer un accès à Ofys.

L'onglet Rappel/Rendez-vous - Propose trois sections.

.	Rappel client - Permet d'ajouter, de supprimer ou de modifier le(s) rappel(s) pour l'individu. Conçu pour les établissements utilisant les listes de rappels pour les rendez-vous à donner. L'affichage propose le nom du Médecin, la priorité, la date, la Préférence d'heure, État et la Raison (champ note).
.	Rendez-vous futur - Affiche les rendez-vous à venir pour ce patient. L'affichage propose la date, l'heure, le nom du Médecin et la durée du rendez-vous.
.	Rendez-vous passés - Affiche l'historique des rendez-vous déjà passés pour ce patient. L'affichage propose la date, l'heure, le nom du Médecin et la durée du rendez-vous.

L'onglet B2B.

.	Accessible pour les médecins de famille GMF ou pratiquant hors GMF désirant inscrire, désinscrire, modifier, consulter et même synchroniser leur clientèle générale.
.	La RAMQ reçoit via Ofys les modifications relatives à la clientèle.
.	Veuillez vous référer au guide du B2B pour plus d'informa

L'onglet Ordonnances – Médications actives et cessées

.	Recherche de prescriptions entre deux dates; Inscrire les dates dans les zones d'éditions Date de début et Date de fin pour ensuite cliquer sur le bouton Afficher.
.	Médications actives; Affiche les prescriptions en cours. L'affichage propose le nom du médicament, la date de fin prévue, la date prescrite, le nombre de renouvellement et le détail de la posologie.
.	Médications cessées; Affiche les prescriptions non renouvelées ou cessées. L'affichage propose le nom du médicament, la date d'arrêt, la date prescrite, le nombre de renouvellement et le détail de la posologie.

L'onglet Résultats de laboratoire – Affiche les cumulatifs

.	La zone d'édition du haut permet d'inscrire un critère de recherche. Notez que cette recherche 'intelligente' permet d'inscrire plusieurs types séparés d'un espace.
.	Recherche de résultats entre deux dates. Inscrire les dates dans les zones d'éditions Date de début et Date de fin pour ensuite cliquer sur le bouton Rechercher.
.	La case à cocher Seulement les tests anormaux affichera que les résultats demandant une attention particulière.
.	La colonne de gauche classe les Types de tests
.	La colonne de droite affiche le détail des Résultats par Date, Valeur, Unité, Information 1, Information 2 et Note.

EMPLOYÉS

Généralités

Cette section permet l'ajout ou la modification des fiches d'employés permettant ainsi l'accès à Ofys.

Comme la license d'Ofys fonctionne par session, chaque utilisateur du logiciel doit avoir son propre compte qui doit être créé soit par la fiche du dispensateur si il s'agit d'un médecin ou infirmière, soit par cette vue si il s'agit d'une secrétaire ou de tout autre personnel.

Édition des champs

Il faut dabord inscrire le Nom et Prénom pour ensuite se diriger dans la section Utilisateur. Il est possible d'inscrire plusieurs champs tel que l'informations supplémentaires, l'adresse(s) ou encore la/les communication(s) mais notez que pour un simple accès au logiciel, seul le nom, prénom et la section Utilisateur sont nécessaires.

Comme le démontre l'image ci-dessous, la section Utilisateur propose la saisie des données d'accès pour cet employé. Il suffit de cocher la case Est un utilisateur, d'inscrire un nom comportant un minimum de cinq caractères, d'inscrire un mot de passe dans les zones d'éditions Mot de passe et Confirmation mot de passe puis de sélectionner le Rôle approprié.

Une sauvegarde à l'aide de la disquette dans la barre des menus d'Ofys permet de sauvegarder la fiche. Du coup, l'employé sera prêt à utiliser sa session d'Ofys.

DISPENSATEUR (PROFESSIONNEL)

Généralités

Cette fenêtre d'Ofys permet l'ajout ou la modification de fiches professionnels. Elle est accessible en cliquant sur Nouveau Dipensateur ou Rechercher un Dispensateur du menu vertical de gauche.

Comme le démontre l'image ci-dessous, la fiche d'un professionnel ressemble en plusieurs points à celle d'un patient ou d'un employé. Il est important de créer le professionnel afin qu'il figure dans la liste des médecins disponibles pour la gestion des rendez-vous.

La fiche du professionnel doit être créée par l'utilisateur administrateur de la clinique et comporte quelques champs qu'il est important de bien remplir tel que le Code Dispensateur de services (numéro de pratique) et le site associé (Pour les établissements fonctionnant sur plus d'un site).

Dans cette même fiche, l'administrateur peut aussi activer un accès au logiciel pour que ce médecin puisse avoir accès à la gestion des différents modules cliniques d'Ofys comme les rendez-vous ou les notes cliniques.

Édition des champs

.	Les données minimales à remplir pour la sauvegarde de la fiche sont le nom, prénom et numéro de pratique. Un simple clic sur le menu Professionnel permet à l'utilisateur d'accéder à cette zone.

.	Cocher la case Rendez-vous pour rendre accessible ce professionnel dans l'horaire des rendez-vous de la clinique. Seul le médecin peut cocher la case Professionnel de garde quand il sera dans sa propre fiche. En cochant cette case, le professionnel de garde sera modifié dans la section Préférences de l'administrateur.

.	Il est possible d'inscrire une ou plusieurs adresses ainsi que moyen de communication. SVP vous référez à la section Client de ce guide.
.	Chaque professionnel peut appliquer son/ses site(s) associé(s). Comme le démontre l'image ci-dessous, il suffit de sélectionner le site désiré dans la section de droite (Sites disponibles) puis cliquer sur le bouton avec une flèche gauche pour associer ce site à ce médecin. Cette configuration est utilisée que pour le fonctionnement des multi-sites. Notez qu'il est possible de retirer de la liste de gauche par le bouton avec une flèche droit et que plus d'un site peut être associé à un professionnel.

.	C'est par le menu Utilisateur que la configuration de l'accès de ce professionnel au logiciel est possible. Il s'agit de cocher la case Est un utilisateur, d'inscrire un nom comportant un minimum de cinq caractères, d'inscrire un mot de passe dans les zones d'éditions Mot de passe et Confirmation mot de passe puis de sélectionner le Rôle Clinicien.

FORMULAIRES ÉLECTRONIQUES

Généralités

Le module des formulaires électroniques est conçu pour faciliter la gestion des rencontres des médecins par la rédaction rapide de rapports par de simples choix de réponses.

La liste des formulaires est affichée dans la section Formulaires du menu vertical gauche. L'utilisateur n'a qu'à remplir les zones éditables du formulaire affiché dans la section centrale.
Notez que pour pouvoir inscrire des données à l'intérieur d'un formulaire, l'utilisateur doit afficher celui-ci via les menus ci-dessous.

Menus Disponibles

Comme l'image ci-dessous l'indique, les formulaires sont accessibles par le menu Disponibles. Le clic-droit sur l'une des lignes propose :

Ajouter aux favoris :	Comme le titre l'indique, l'ajout aux favoris ajoutera ce rapport dans la liste de favoris de l'utilisateur connecté à Ofys.
Compléter le formulaire:	Le formulaire s'affiche dans la section centrale, l'utilisateur peut donc le remplir et le sauvegarder dès qu'il est complété.

Menus Favoris

L'utilisateur peut avoir accès à une liste de ses formulaires les plus utilisés. Le clic-droit sur l'une des lignes propose :

Retirer des favoris :	Comme le titre l'indique, retirer des favoris retirera ce rapport dans la liste de favoris de l'utilisateur connecté à Ofys. Il pourra être réutilisé via le menu Disponibles.
Compléter le formulaire:	Le formulaire s'affiche dans la section centrale, l'utilisateur peut donc le remplir et le sauvegarder à l'aide de la disquette dans la barre des icônes.

Menu Reliés au client

Les formulaires sont en association directe avec le patient sélectionné dans le menu vertical gauche. Lors d'une sauvegarde d'un formulaire, celui-ci se retrouve dans cette section.

L'utilisateur peut avoir accès aux formulaires qui ont ultérieurement été remplis et sauvegardés pour le patient en cours. Le clic-droit sur l'une des lignes propose :

Modifier le formulaire:	Ce menu rend possible de modifier le formulaire sélectionné. L'utilisateur doit sauvegarder à la suite d'une ou plusieurs modifications de données.
Modifier une copie:	Le formulaire s'affiche dans la section centrale, l'utilisateur peut donc le remplir et le sauvegarder à l'aide de la disquette dans la barre des icônes.

SITE ET MULTI-SITES

Généralités

Ce module d'Ofys propose la gestion des multi-sites. Analysé et développé pour satisfaire les cliniques de plus d'un site qui se partagent médecins et patients, ce nouveau module saura plaire à l'utilisateur averti.

Il est très profitable pour les établissements multi-sites d'utiliser ce nouveau module d'Ofys ! En voici quelques avantages

1.	Une seule secrétaire peut prendre les rendez-vous de plusieurs sites et ce peut importe où elle se trouve.
2.	Une seule base de données est utilisée pour un même regroupement.
3.	Les données patients sont accessibles sur tous les sites d'un même regroupement.
4.	L'horaire des médecins est accessibles pour tous les sites.

Configuration

Pour créer un nouveau site, il suffit de cliquer sur le menu Nouveau site via le menu vertical gauche.

Dans la fenêtre centrale, l'utilisateur doit inscrire un Nom officiel, un Nom d'usage, sélectionner une Couleur, cliquer sur Actif et inscrire l'information additionnelle d'Adresse.

Utiliser uniquement pour la communication au DSQ, ce nom complet de l'établissement ne sera jamais affiché.

Ce champ est utilisé pour l'affichage dans les différentes fenêtres ainsi que les rapports. Le client peut ainsi inscrire un nom plus court que celui utilisé par le DSQ.

Un clic sur le carré permet de sélectionner une couleur au choix de l'utilisateur administrateur. Cette couleur sera utilisée pour représenter le site dans les rendez-vous. Il est préférable de choisir des couleurs de différentes teintes entre chaque site afin d'éviter les confusions futurs.

L'utilisateur peut activer ou désactiver le site par un simple clic de cette case à cocher. En décochant cette case, ce site ne sera plus affiché dans la liste des sites.

Bien qu'il ne soit pas obligatoire de remplir l'information de la section Adresse pour utiliser les multi-sites, il est quand même préférable d'inscrire l'adresse complète ainsi que les numéros de téléphone de la clinique pour l'utilisation du DSQ ou encore pour afficher le détail des sites dans les différents rapports.

L'utilisation du bouton Recherche le site au DSQ propose une fenêtre avec la liste de tous les établissements inscrits du Québec. Une fois le site sélectionné dans la liste, le nom et l'information de celui-ci s'afficheront dans les zones d'éditions appropriées.
Notez que la clinique doit être inscrite au DSQ pour utiliser cette fonction.

Site de travail

Une liste déroulante située dans la barre d'icône d'Ofys permet à l'utilisateur de visualiser de façon rapide les couleurs associées à chaque site ainsi que spécifier son site de travail. Le site de travail a un incidence sur la recherche de patient.

Rendez-vous

Dans l'image ci-dessus, Dre France Breton fait de la consultation le lundi 26 Mars 2012 de 10H00 à 12H00 à la clinique des Mésanges, puis de 13H00 à 15H30 à la clinique des Pinsons.

La couleur associée au site se dessine à la verticale de chaque période de la colonne des rendez-vous (colonne de gauche) et celle des semaines (colonne du centre). D'un simple coup d'œil l'utilisateur peut donc savoir à quel site correspond les rendez-vous et périodes du professionnel.

Une liste déroulante affichant les différents sites disponibles est accessible dans la fenêtre d'information des rendez-vous¹ mais cette même liste est aussi affichée dans l'éditeur de périodes². Il est donc possible d'associer le site à des périodes ou blocs de périodes lors de l'édition d'horaire ou dans la fenêtre du rendez-vous.

1 - Information des rendez-vous

2 - Éditeur de périodes

Fiche patient

Chaque patient peut avoir son site par défaut en passant par la fiche de celui-ci sous l'onglet Complet dans le menu Sites. Comme le démontre l'image ci-dessous, il suffit de sélectionner le site désiré dans la section de droite (Sites disponibles) puis cliquer sur le bouton avec une flèche gauche pour associer ce site à ce patient.
Cette configuration n'est pas obligatoire pour le fonctionnement des multi-sites mais peut être pratique pour faire de la recherche de patient par site.

Notez qu'il est possible de retirer de la liste de gauche par le bouton avec une flèche droit et que plus d'un site peut être associé à un patient.

Recherche de patient

Le bouton à la gauche de la zone de saisie de recherche tri les patients par le site de travail.
L'utilisateur peut cliquer sur celui-ci pour désactiver le tri et donc faire une recherche sur tous les sites.
Le bouton affiche un contour vert lorsque le tri est activé sur le site de travail, ce même contour disparaît lorsque le tri est désactivé.

Sur l'exemple ci-dessous, l'utilisateur recherchera les patients inscrits au site de travail.

RENDEZ-VOUS

Généralités

Ce module d'Ofys propose la gestion complète des rendez-vous passés, présents et futurs.
Un simple clic sur l'icône d'horloge ouvrira l'interface des rendez-vous. Celle-ci est divisée en trois sections verticales.

1.	Affichage des rendez-vous de la journée. Il est possible de se positionner sur la période pour inscrire, modifier, visualiser ou encore détruire un rendez-vous. Le double-clic sur un rendez-vous permet de voir ou d'éditer celui-ci.La touche Enter sur une période permet la recherche de patients pour lui attribuer un rendez-vous.
2.	Affichage des périodes et rendez-vous de la semaine. En cliquant sur les journées de la semaine (Dimanche étant la première colonne) la section 1 se refraîchit et affiche les périodes et rendez-vous de cette journée. Le visuel de cette zone permet de voir rapidement si des rendez-vous et périodes sont créés pour cette journée.
3.	Interface des calendriers, l'édition d'horaire et la recherche de rendez-vous par types de périodes. En sélectionnant la journée sur ce calendrier, les sections 1 et 2 se rafraîchissent

Assignation d'un rendez-vous

1.	Se positionner à l'aide du curseur sur une période de la journée et ensuite enfoncer la touche Enter du clavier.
2.	Inscrire les données pertinentes sur le patient dans la zone d'édition de la fenêtre de recherche. Il est possible de rechercher par le nom, prénom, date de naissance, numéro de dossier et numéro de téléphone. Notez qu'une des recherches intelligentes d'Ofys permet d'inscrire que le début du nom et du prénom (ou l'inverse) séparés d'un espace.
3.	Cliquer sur le bouton Recherche
4.	Le message du rendez-vous s'affiche à l'écran. Notez qu'une note doit être inscrite dans le champs Message du rendez-vous de la fiche du patient pour l'affichage de celle-ci.
5.	Dans la fenêtre du rendez-vous, éditer l'information additionnelle au besoin. Il vous sera possible de revenir dans cette fenêtre à n'importe quel moment. Notez que les données ajoutées dans cette interface s'intégreront automatiquement dans la fiche de ce patient.
6.	Cliquer sur le bouton Sauvegarder.
7.	Voila ! Le nouveau rendez-vous est ajouté.

Fonctions des rendez-vous par le clic-droit

1.	Cliquer sur Coller permet d'ajouter un rendez-vous qui est copié ou coupé en mémoire.
2.	Cliquer sur Copier permet d'enregistrer en mémoire ce rendez-vous afin de le positionner dans une autre plage tout en conservant celle-ci.
3.	Cliquer sur Couper permet d'enregistrer en mémoire ce rendez-vous afin de le remplacer dans une autre plage.
4.	Cliquer sur Imprimer permet d'ouvrir une fenêtre proposant différents rapports d'impression pour ce rendez-vous.
5.	Cliquer sur Effacer permet de supprimer ce rendez-vous.
6.	Cliquer sur État du client permet de sélectionner dans une liste l'état du patient. La couleur du carré à l'extrême droite du rendez-vous changera de couleur selon l'état. Ces couleurs sont configurables.

Modification et édition des rendez-vous.

1.	Le double-clic ainsi que la touche Entrer du clavier permet d'ouvrir la fiche du rendez-vous. Dans cette fiche l'utilisateur pourra ajouter et modifier l'information du rendez-vous ou de la fiche patient :
2.	État du rendez-vous. La couleur de la cellule du rendez-vous est associée à ce type. Ces couleurs sont configurables par l'utilisateur administrateur.
3.	État du patient. La couleur du rectangle à l'extrême droite de la cellule du rendez-vous est associée à ce type. Ces couleurs sont configurables par l'administrateur.
4.	Note du rendez-vous. Celle-ci sera affichée dans la zone du rendez-vous.
5.	Le code client. Il est possible de modifier le client par le clic sur le bouton de recherche à la droite de la zone d'édition. Une fois le code entré, le nom s'affiche à sa droite.
6.	L'information importante du patient est affichée dans un bloc au dessous du code client. Cette section est en lien direct avec la fiche du patient, donc toute donnée modifiée, supprimée ou ajoutée affectera sa fiche. Veuillez vous référer à la rubrique Fiche patient pour plus de renseignements.
7.	L'information ci-dessous représente l'adresse complète du patient. Tout comme la section plus haut, l'information provient de la fiche du patient. Veuillez vous référer à la rubrique Fiche patient pour plus de renseignements.
8.	Appuyer sur le bouton Sauvegarder pour quitter cette fenêtre et sauvegarder / Appuyer sur le bouton Annuler pour quitter cette fenêtre sans sauvegarder.

Section centrale - Affichage des semaines

Cette section est utilisée pour basculer d'une journée à l'autre mais propose aussi :

1.	Le rafraîchissement visuel des horaires et des rendez-vous détaillés dans la section des journées (Colonne de gauche).
2.	Affiche les débuts d'heures ainsi que les rendez-vous représentés par un rectangle de la même couleur que le rendez-vous.

Section supérieur droite - Affichage du calendrier

En plus de créer des horaires rapidement, la section calendrier affiche un visuel rapide sur les rendez-vous.

1.	L'utilisateur peut afficher le mois qu'il désire en utilisant les flèches haut et bas du clavier ou la barre de défilement à la droite du calendrier. Aucune limitation sur le nombre de mois !
2.	Sélectionner d'abord le dispensateur (Professionnel) par la liste déroulante en haut du calendrier.
3.	Chaque cellule du calendrier (journée) affiche le nombre de rendez-vous distribué sur le nombre total disponible pour cette journée. Il est donc rapide pour l'utilisateur de savoir si il reste des périodes libres sans avoir à cliquer sur la journée.
4.	Utiliser la liste Types de période dans le bas du calendrier pour afficher rapidement si des périodes de ce type sont disponibles pour cette date. Un tiret dans les cellules du calendrier à côté de la journée s'affichera si ce type existe pour cette journée. Dans l'exemple ci-dessous, des périodes de type Normal existent pour cette journée.
5.	Un clic dans une des cellules du calendrier provoque l'affichage de la semaine (section centrale) ainsi que la journée (section de gauche).
6.	Imprimer une ou plusieurs journées en un clic. Sélectionner la/les journées dans le calendrier, clic droit de la souris et Imprimer.

Gestion des horaires

1.	La création et modification d'horaire d'Ofys permettent à l'utilisateur de générer des journées et semaines très rapidement
2.	Pour accéder à l'interface de gestion d'horaire, l'utilisateur doit d'abord cliquer sur le bouton Éditer horaire situé en haut du calendrier.
3.	L'utilisateur doit ensuite se diriger dans la section Gestion des modèles d'horaires situé en dessous du calendrier.
4.	Pour créer une journée type, l'utilisateur doit cliquer sur le bouton Nouveau

Dans la fenêtre d'édition :

A.	Sélectionner d'abord l'heure de début en vous positionnant dessus avec le curseur, ensuite descendre celui-ci sur l'heure de fin et relâcher le curseur.
B.	Heure de début et de fin de la période sélectionnée. Il est possible d'inscrire manuellement les heures.
C.	Type de période en cours. Ces types sont éditables par l'administrateur.
D.	Durée des rendez-vous pour cette période. Notez que plusieurs périodes peuvent être créées dans une même journée, il sera donc possible d'avoir plusieurs échelles de temps
E.	Nom de cette journée
F.	Site attitré à cette période
G.	Nom de cette journée
H.	Cocher la case si cette journée doit être enregistrée que pour ce dispensateur. En cochant cette case, seul le dispensateur en cours pourra utiliser cette journée.
I.	Échelle de temps en minutes
J.	Affichage de période de début et de fin de la journée en visuel. Permet un affichage personalisé (plus étiré) par journée.
K.	Sauvegarder la journée type afin de pouvoir la réutiliser dans le calendrier.

Vous pouvez désormais cliquer-glisser cette journée dans une cellule du calendrier. N'oubliez pas de cliquer sur le bouton Éditer horaire pour avoir accès aux journées types.

Notez qu'il est possible de retirer une journée type de votre liste et que cela n'affectera pas les horaires déjà configurées qui pourraient avoir ce type de journée.

Le principe est le même pour la création de semaine.

Dans la fenêtre d'édition :

A.	Sélectionner d'abord la journée.
B.	Positionner le curseur de la souris sur l'heure de début souhaitée , ensuite descendre celui-ci sur l'heure de fin et relâcher le curseur.
C.	Heure de début et de fin de la période sélectionnée. Il est possible d'inscrire manuellement les heures.
D.	Type de période en cours. Notez que ces types sont éditables par l'administrateur.
E.	Durée des rendez-vous pour la période en cours.
F.	Nom additionnel de la période. De dix caractères maximum, ce nom sera affiché sur chacune des plages de cette période à la droite du type.
G.	Site attitré à cette période.
H.	Échelle de temps en minutes.
I.	Affichage de période de début et de fin de la journée en visuel. Permet un affichage personalisé (plus étiré) par journée.
J.	Cocher la case si cette journée doit être enregistrée que pour ce dispensateur. En cochant cette case, seul le dispensateur en cours pourra utiliser cette journée.
K.	Répéter cette étape à chaque journée de la semaine dont vous souhaitez ajouter des horaires et puis cliquer sur le bouton Sauvegarder situé à l'extrême droite.

Notez qu'il est possible de retirer une semaine type de votre liste et que cela n'affectera pas les horaires déjà configurées qui pourraient avoir ce type de semaine.

Vous pouvez désormais cliquer-glisser cette semaine dans une cellule du calendrier. N'oubliez pas de cliquer sur le bouton Éditer horaire pour avoir accès aux semaines types.

RECHERCHE DE RENDEZ-VOUS

Généralités

La recherche de prochaines périodes libres sont situées en dessous du calendrier.
Deux menus sont disponibles dont la Recherche simple et la Recherche avancée.

Recherche simple

La recherche simple propose qu'un seul bouton...En effet, le bouton Rechercher positionnera le curseur sur la prochaine période libre pour le professionnel sélectionné à partir de l'heure et la date du jour et ce, peut importe le type de période.

Sur l'image ci-dessous, la prochaine période libre basculera le curseur du 26 Mars qui est la date du jour au 27 Mars à 10H00. La journée dans la vue centrale des semaines ainsi que la journée sur le calendrier seront basculées sur résultat trouvé.

Recherche élaboré

La Recherche élaborée propose plusieurs outils pour trouver des périodes ciblées par des conditions. Chaque bouton est un filtre en soit, donc plus de filtre sont utilisés plus la recherche sera précise.

Le fonctionnement est simple, un clic sur le(s) bouton(s) affichera une fenêtre avec les différentes options disponibles de cases à cocher ou de zone d'éditions que l'utilisateur doit remplir.

Les options de recherche :

Groupe propose les différents types de professionnels de l'application. Ces types sont prédéfinis dans Oys.
Prof propose les différents professionnels traitants d'Ofys. Notez que la case Rendez-vous doit être cochée dans la fiche des professionnels pour nourrir cette liste.
Sites propose tous les sites ou établissements enregistrés dans l'application. Dans l'exemple ci-dessous l'utilisateur recherche les périodes uniquement pour la clinique des Pinsons.
Périodes propose les différentes types de périodes enregistrées. Notez que seul l'utilisateur administrateur peut créer des types de périodes dans la section préférences.
Journées propose les sept jours de la semaine. Dans l'exemple ci-dessous, l'utilisateur recherche les périodes disponibles le Jeudi uniquement.
Heures propose la recherche par intervalle ou après et/ou avant une heure précise. En cliquant sur les boutons AM, PM ou Soir, des heures s'afficheront dans las zones d'éditions. L'inscription manuelle des heures n'est pas autorisée, c'est pour cette raison que certains raccourcis clavier sont disponibles. Veuillez laisser le curseur devant ces zones de texte pour voir la fenêtre indiquant les différentes options possibles. Dans l'exemple ci-dessous, l'utilisateur recherche des plages horaires seulement après 17H00.
Dates propose la recherche des périodes par jours, semaines, mois précisément ou plus ou moins de plus, il est possible d'inscrire une date de départ ou un intervalle de date dans les zones Du et Au.Dans l'exemple ci-dessous, l'utilisateur recherche les prochaines périodes libres dans 90 jours à partir de la date du jour.
	Ce bouton signifie réinitialisation. Au clic sur ce bouton, tous les champs et cases à cocher de la section Recherche élaborée se vident. Utilisé pour reprendre une recherche à zéro.

Le bouton Rechercher :

Que ce soit pour la Recherche simple ou Recherche avancée, le bouton Rechercher affichera un maximum de dix résultats à la fois.

Ceux-ci sont alors affichés en dessous des menus de recherche. Une courte description suivi des résultats par ordre d'heure et de date sont listés.

Un simple clic sur la ligne sélectionnée suffit pour se positionner dans la plage horaire ainsi que dans le calendrier.

Note clinique

Généralités

L'interface des notes cliniques permet de détailler les rencontres avec les patients.

Accéder à une nouvelle rencontre par le menu vertical de gauche et cliquer sur Rencontre -> Nouvelle rencontre

Notez que l'historique des rencontres pour ce même patient s'afficheront au bas de ce menu. Il est donc possible d'ouvrir celles-ci mais les modifications ne sont pas permises.

L'éditeur s'affiche sous forme d'onglet dans la section centrale. Le menu gauche de cette même page propose les différents types de saisie que l'utilisateur peut utiliser.

	Permet d'inscrire en un clic les données d'une note déjà enregistrée, bien sur certaines données seront à modifier mais cette fonction permet de ne pas retranscrire le contenu.
	Permet d'ajouter les données nécéssaires aux intolérances.
	Permet d'ajouter les données nécéssaires aux imunisations.
	Permet d'ajouter les données nécéssaires aux habitus.
	Permet d'ajouter les données nécéssaires aux demandes de consultation.
	Permet d'ajouter des examens de types mesure corporels, tension artérielle, respiration, température et examen physique.

Notez que chacunes des fenêtres proposent trois boutons; Nouveau qui crée une nouvelle ligne (donnée), le bouton Supprimer qui efface l'enregistrement en cour sur cette fenêtre et le bouton Terminer et Sauvegarder qui ferme la fenêtre en cour et qui sauvegarde "Temporairement" les données inscrites dans celle-ci. Une sauvegarde de la note sera nécéssaire pour une sauvegarde complète.

Veuillez cliquer ici pour afficher la lise des abréviations de diagnostiques.

La fenêtre intolérances

Code de diagnostique.
Une fois le code inscrit, la description s'affiche à sa droite.

Bouton de recherche
Code de diagnostique

Champ éditable.
Année ou date de début.

Champ date.
Date de résolution (Fin).

Case à cocher.
État du diagnostique.

Champ éditable détail de la réaction.
Auto-implétion possible avec le clic droit de la souris.

Bouton de recherche.
Médicament.

Liste déroulante.
De léger jusqu'à potentiellement mortelle.

La fenêtre imunisations

Champ éditable nom de l'imunisation.
Auto-complétion possible avec le clic droit de la souris.

Champ éditable et bouton calendrier.
Année ou date de début.

Possibilité d'inscrire la date par le clic sur le bouton.

Champ éditable note de l'imunisation.
Auto-complétion possible avec le clic droit de la souris.

La fenêtre habitus

Liste déroulante.
Alcool, drogue, activité physique,
vie sexuelle et autres.

Liste déroulante.
S/O, rare, occasionnel, régulièrement,
souvent et très souvent.

Champ éditable note des habitus.
Auto-implétion possible par le clic droit de la souris.

La fenêtre demande de consultation

Liste de choix.
Sélection du type d'urgence.

Zone d'édition numéro de professionnel.
Le nom s'affiche à la droite une fois
le code saisi.

Bouton de recherche.
Code professionnel.

Champ éditable Service.
Auto-implétion possible à l'aide du clic droit.
Configuration des auto-implétions en cliquant sur

Champ éditable Note.
Auto-implétion possible à l'aide du clic droit de la souris
Configuration des auto-implétions en cliquant sur

Cases à cocher.
Liste d'ajouts de rapport pour l'impression.

La fenêtre des mesures corporelles

Zones d'éditions (4) Renseignements corporels
poids, Taille, Circonférence et tour de taille.

Champ texte non éditable Indice de masse corporelle.
Se rafraîchit selon les données inscrites.

L'indice se positionne sur le tableau
de l'I.M.C..

La fenêtre des tensions artérielles

Zone d'édition
Pression maximal.

Zone d'édition
Pression sanguine.

Zone d'édition
Pouls.

Zone d'édition
Heure.

Champ éditable note de la tension artérielle.
Auto-implétion possible par le clic droit de la souris.

La fenêtre de respirations

Zone d'édition
Nombre de respirations à la minute.

Zone d'édition
Heure.

Champ éditable note de la respiration.
Auto-implétion possible par le clic droit de la souris.

La fenêtre de température

Zone d'édition
Température de l'individu.

Liste déroulante
Façon de prendre la température.

Zone d'édition
Heure.

Champ éditable note de la température.
Auto-implétion possible par le clic droit de la souris.

La fenêtre d'examen physique

Champ éditable note de l'examen.
Auto-implétion possible par le clic droit de la souris.

PRESCRIPTEUR

Généralités

Le module pour prescrire est très simple d'utilisation. Il s'agit de cliquer sur le nom du patient dans le menu vertical gauche, de cliquer sur le menu Nouvelle Rencontre et de sélectionner l'onglet du bas Prescripteur de la fenêtre centrale.

Cliquer sur le bouton Nouveau de la fenêtre centrale pour accéder à la page de création de prescription.

Il faut désormais inscrire la recherche du médicament dans la zone d'édition Nom Générique/recherche

La recherche d'un médicament se fait automatiquement sur le nom générique et commercial. Deux types de recherche sont possibles :
1) dans les ordonnances modèles;
2) parmi la base de données de santé Canada et de la liste des médicaments de la RAMQ (CAN-RAMQ). Ces données sont mises à jour plusieurs fois par année.

La recherche parmi les modèles est lancée par la touche Enter. Vous pouvez saisir 0+ de lettres. Si vous ne mettez pas de lettres, la liste des médicaments les plus fréquemment prescrits sera affichée. Plus vous mettez de lettres, plus la liste sera ciblée. La recherche est limitée aux modèles du prescripteur lorsqu'au moins un résultat est retourné. Si aucune ordonnance n'est trouvée parmi les modèles du prescripteur, Ofys cherche alors parmi les modèles des collègues.

La recherche des modèles favorise les ordonnances ayant un DIN. Un maximum de 2 ordonnances sans DIN peut cependant être retourné.

Pour sélectionner un modèle, déplacez la surbrillance sur le modèle désiré puis appuyez sur Enter.

Si aucun des résultats de la liste des modèles ne correspond à ce que vous recherchez, appuyez sur ESC pour fermer la section et amorcer une nouvelle recherche (vous n'avez pas besoin d'utiliser la souris).

La recherche dans CAN-RAMQ est lancée automatiquement si la recherche parmi les modèles (donc avec Enter) ne retourne aucun résultat.

Cette recherche est lancée directement en appuyant sur CTRL+Espace. Notez qu'il faut un minimum de 4 caractères.
Les résultats sont affichés dans une fenêtre déroulante; une deuxième fenêtre à la droite de celle-ci affiche des données supplémentaires sur le médicament sélectionné (le nom commercial ou générique correspondant, l'état de couverture par la RAMQ, les codes d'exception à utiliser, le coût).

Mettez en surbrillance le médicament désiré (en utilisant les flèches du clavier) et appuyez sur Enter pour faire la sélection, ce qui ferme en même temps les 2 fenêtres. Si aucun choix ne correspond à ce que vous recherchez, appuyez sur ESC. Les médicaments couverts par la RAMQ débutent par une étoile (*). Parfois vous noterez que les noms débutent par un point d'interrogation (?). Cela signifie que ces médicaments ont été retrouvés en dernier recours, car aucun médicament ne correspondait exactement à ce qui avait été saisi (ça peut être secondaire à une faute d'orthographe dans le mot).

CAN-RAMQ permet aussi la recherche par classe thérapeutique en débutant le texte par un plus (+).

Voici quelques exemples de recherche CAN-RAMQ

coversyl		tous les coversyl
cover 4		tous les coversyl dont la force débute par 4 = coversyl 4, coversyl plus 4mg/12.5, ...
cove		tous les rx dont le nom débute par cove
cov pl		tous les rx dont le nom debute par cov et dont le nom contient pl = trouve coversyl plus
cov pl 4		coversyl plus 4/..
+beta bloq		tous les beta bloquants
+AINS		tous les AINS
+BRA		tous les bloqueurs des récepteur de l'angiotensine
+ANTIBIO		tous les antiobiotiques...
+3 GEN		toutes les céphalo de 3e générations

etc.

La section Détails propose l'information générale du médicament.
L'icône calculatrice à l'extrême gauche propose le calcul de dose dans une nouvelle fenêtre tandis que l'icône à sa droite est un indicateur de changement de dose qui sera affiché sur la prescription. (Augmentation, diminution etc...)

Notez que le DIN du médicament s'affichera si celui-ci est récupéré de la liste des médicaments. Ce code correspond à un ID dans la liste des médicaments de Santé Canada. Celui-ci est désormais recommandé et bientôt obligatoire par tous les fournisseurs de logiciel clinique.

Après avoir entré le médicament, Ofys opère aussitôt la recherche d'interactions médicamenteuses (et allergies).

Si interaction il y a, une fenêtre sur la droite s'ouvre vous donnant les informations nécessaires.

Ofys offre aussi la possibilité sur certains médicaments d'obtenir une aide pour le dosage suivant les renseignements de son dossier. Par exemple ci-dessous la fonction rénale.

Ofys est doté d'une aide à la décision qui vous permet de rechercher un médicament selon un diagnostique.

Par exemple, si vous souhaitez que Ofys vous propose une liste de médicament pour une migraine, tapez alors migraine dans la cellule Nom générique/recherche et cliquer sur le bouton Rech. par Dx.

Un nouvel onglet s'ouvre vous proposant des médicaments adéquats pour ce type de diagnostique. Pour prescrire un médicament de la liste, cliquer sur le lien, le médicament remplacera le diagnostique (ici migraine) et vous donnera le détail habituel de ce médicament (force, remboursement etc..)

NUMÉRISEUR

Généralités

Un dossier clinique informatisé doit posséder une fonction de numérisation des documents, car il est peu probable que les documents papiers et les télécopies disparaîtront complètement de notre environnement avant encore plusieurs années. De plus, considérant le coût des espaces à bureau et de la main-d'oeuvre, l’élimination des dossiers papiers est économiquement très rentable.

Il est inutile d’avoir un numériseur pouvant reproduire des millions de couleurs avec une très haute résolution. Pour les besoins d’un DCI et de la reconnaissance des codes à barres, une résolution de 150 x 150 en tons de gris est suffisant.

Finalement, le numériseur doit avoir un chargeur de documents intégré de qualité. En effet, un mécanisme de piètre qualité vous garantit de nombreux blocages de papier, ce qui engendre des coûts énormes en ressources humaines.

En résumé, un numériseur doit avoir les caractéristiques suivantes :

.	Possibilité de sauver les images dans un répertoire.
.	Vitesse minimale 20 pages par minute ou plus
.	300 x 300 avec en tons de gris.
.	Chargeur de documents de qualité.

Caractéristiques des images

Les avantages de fichiers de plus petites tailles sont majeurs. Vous devriez toujours tenter de sélectionner le nombre minimal de PPP et de tons de gris qui permettent une lecture adéquate des données.

Noter que si vous prévoyez imprimer un fichier numérisé, nous recommandons un minimum de 100 PPP.

Numériser et classer des documents

Double-cliquez le lien Numériser des documents du menu vertical gauche.

Placez les documents dans le chargeur et cliquez sur le bouton du numériseur. Les images seront affichées dans la liste automatiquement.

Sélectionnez une ou plusieurs images que vous désirez assigner à un patient.

Ouvrir la section Valeurs pour classement manuel

Inscrire le Patient.
Il sufit de cliquer sur le bouton de recherche ou d'appuyer sur la touche Entrée du clavier afin d'effectuer une recherche patient. Les touches ''CTRL + i'' du clavier dans cette case afficheront le dernier patient inscrit dans ce champs, nul besoin de rechercher ou d'inscrire le numéro si vous avez plusieurs documents à assigner pour un même patient.

Le professionnel traitant du patient sélectionné s'inscrit automatiquement mais il est possible d'assigner un ou plusieurs autres traitants via le menu Section autres professionnels.
Notez que l'utilisateur administrateur peut paramétrer les préférences d'Ofys (Menu préférences, onglet Global) afin qu'il y ait toujours un médecin de famille par défaut si la fiche du patient n'indique pas cette information.

Inscrire ensuite un Nom.
Celui-ci sera affiché lors de l'affichage des fichiers numérisés de la fiche du patient. Ce champ est obligatoire mais bénéficie de l'assistant de complétion.

Inscrire la Date de document.
La date de jour est automatiquement ajoutée dans ce champs mais l'utilisateur peut la modifier de plusieurs manières. La touche Z diminue d'une journée à chaque clic alors que la touche X augmente d'une journée. La touche A diminue d'une semaine (7 jours) alors que la touche S augmente d'une semaine. La touche Q diminue d'un mois alors que la touche W augmente d'un mois. La touche T inscrit la date du jour.

L'utilisateur peut sélectionner un ou des mots clés (types de documents) de la liste (préalablement configuré dans les préférences de l'admin). Cette liste a pour but de stocker les fichiers numérisés dans différents dossiers qui porteront ce nom.

Cliquer sur Assigner les images.
Celles-ci seront alors importées dans le dossier du patient. La durée à laquelle les fichiers numérisés sont transférés dépend de la taille de ceux-ci et de la connexion réseau du client. Les images disparaîtront de la liste une fois le transfert complété. L'utilisateur pourra donc retrouver cette numérisation sous le menu Documents numérisés de la fiche patient (Menu vertical gauche)

Consulter des documents numérisés

Chaque document nouvellement numérisé tombe dans une liste de documents à voir pour le médecin traitant et tous les médecins à qui le document a été redirigé.
Dans l’image ci-dessous, le médecin constate qu’il a 4 nouveaux documents à voir pour ce patient.

Le menu Documents numérisés affichera tous les fichiers classés par dates pour le patient sélectionné.

Un double-clic sur les différents groupes de classement affiche la liste des fichiers numérisés en dessous de ceux-ci. Un double-clic sur une ligne permet une visualisation rapide du fichier dans la section centrale.

La section Informations permet de modifier les données reliées à ce document. Dès qu’un document a été ouvert par le médecin, le document disparaît de la liste des documents à voir et se retrouve dans la liste des documents vus. Par contre si le médecin veut conserver ce document dans sa liste, il n,aura qu'à cliquer dans la case à régler

Assigner un document vers un autre professionnel

Il est possible qu’un autre professionnel que le médecin traitant soit intéressé par un document numérisé. Ofys permet facilement d’ajouter une «liste de distribution» à tout document numérisé.
Il s'agit d'ouvrir la section Autres professionnels via le menu Informations puis cliquer sur le bouton Ajouter.

Inscrire le code de pratique du professionnel soit manuellement ou par l'outil de recherche situé à la droite de la zone d'édition. Inclure un message pour le professionnel et cliquer sur Enregistrer.

Configuration des mots clés

Il est possible d'associer des noms aux fichiers numérisés. Ces mots clés ont pour but d'associer un ou plusieurs noms aux numérisations stockées dans la fiche du patient. Il s'agit de se connecter en admin et se diriger dans la section Document numérisé du menu Préférences.

Cliquer sur le bouton Ajouter

Inscrire un nom et cliquer sur le bouton Ok pour sauvegarder et retouner à la page précédente ou encore sur le bouton Ok / Nouveau pour sauvegarder et ajouter un nouveau nom.

L'utilisateur pourra donc utiliser ces noms lors de l'assignation d'images à un patient.
L'exemple ci-dessous représente une image numérisée dont le mot clé était Pneumologie

INTÉGRATION DES RÉSULTATS DE LABORATOIRE

Généralités

Ofys permet, grâce à un module externe, d’obtenir les résultats de laboratoire de votre région.

Pour obtenir les données, le médecin responsable d’une clinique médicale doit aviser l’agence régionale qu’il désire que son serveur soit alimenté par les résultats de laboratoire de la région.
Il doit fournir au responsable de l’agence la liste de tous les médecins travaillant dans sa clinique.

Une application, que nous nommons «MédoLab», est configurée sur notre serveur. Cette application est responsable d’analyser et de transférer les résultats directement dans la base de données de Ofys. Des processus de sécurité sont en place afin de surveiller le bon fonctionnement de MédoLab.

Chaque fichier de résultat est analysé méthodiquement et en temps réel; dès qu’un fichier est déposé sur le serveur, son analyse débute dans la minute. Voici en bref les étapes de cette analyse :

.	Assignation du résultat au bon patient.
.	Un message concernant ce résultat est transmis au médecin de famille du patient et au médecin ayant prescrit l’examen. Si le médecin est absent de la base de données de Ofys, le médecin par défaut recevra ce message.
.	Le fichier est ensuite analysé afin d’en extraire les résultats structurés et le texte brut.
.	Si un résultat préliminaire avait déjà été reçu, mais jamais consulté par un médecin, ce nouveau résultat remplace alors le précédent. Si le résultat avait déjà été vu, le nouveau résultat s’ajoute alors aux résultats déjà reçus pour ce patient.
.	Si le résultat est antérieur à un résultat déjà reçu, il est simplement ignoré (les résultats plus récents ayant toujours préséance) - cette situation ne devrait jamais survenir, mais on ne laisse rien au hasard!
.	Tous les messages d’erreurs ou d’avertissements survenant durant l’analyse sont conservés dans un log et transmis à notre système de surveillance de processus.
.	Les erreurs sérieuses génèrent l’envoi d’un courriel à une adresse d’urgence.

Il existe une configuration permettant de préciser un «médecin de garde». Ainsi, lorsque les résultats de laboratoire sont importés dans Ofys, le médecin de famille du patient en reçoit une copie tout comme le médecin prescripteur (si différent). Si le médecin qui reçoit le résultat est en congé (selon l’horaire), un autre médecin doit en recevoir une copie - d’où la nécessité d’avoir un médecin par défaut.
Ce médecin recevra aussi les laboratoires dont le médecin indiqué dans le résultat est inconnu dans la base de données de Ofys.
L'utilisateur administrateur sélectionne ce médecin de garde dans la section des Préférences, onglet Globale.

Il peut arriver que le patient d’un résultat soit inconnu dans Ofys. Parfois, cela peut être un résultat mal orienté ou un patient dont les données ont été mal saisies dans Ofys — avec comme conséquence qu’il n’est pas retrouvé pour y assigner les résultats.
Ce patient par défaut se nomme Patient-X; il est créé automatiquement par notre module d’importation lorsque nécessaire. Ainsi, il est recommandé de consulter les résultats de ce patient de temps à autre.

Consultation des résultats

Le médecin a dans son menu de gauche sous son nom, accès à 2 nouvelles listes correspondant aux résultats de laboratoire À régler et À voir. Tous les résultats qu’il n’a jamais vu sont dans sa liste À voir et ceux dans la liste À régler correspondent aux résultats pour lesquels il aura coché la case À régler. Dans l’image ci-contre, ces menus ont été ouverts et on peut voir tous les titres de ces résultats à régler et à voir.

Même si on peut cliquer sur chaque titre pour voir, dans la section des éditeurs, le texte du résultat, il est beaucoup plus rapide de simplement naviguer avec les flèches du clavier. Nul besoin de double-cliquer sur un titre! Dès qu’il est sélectionné, il s’affiche! Et dès qu’un nouveau résultat est affiché, il est noté vu automatiquement (incluant la date et l’heure). Le médecin peut également écrire un commentaire dans la case supérieure gauche (la case de droite affichant une liste des lecteurs de ce document avec leurs commentaires).

Notez qu’un résultat anormal est affiché en rouge. Nous utilisons une astuce informatique pour faire un tel affichage de couleur... Soyez avisé qu’il n’est pas infaillible, car il dépend d’une évaluation du texte brut. Ainsi, même si un texte est en noir, le lecteur ne pourra conclure qu’il est normal que s’il s’en assure en lisant le document et ses annotations.

Vous noterez également que cette astucieuse évaluation met toute la ligne en rouge dès qu’elle croit qu’au moins un résultat est anormal sur ladite ligne.

Outre les résultats affichés en texte brut, Ofys comprend une fonction d’affichage des résultats structurés.Nous utilisons ainsi la page Cumulatif de Ofys - la même page qui permet de voir les chiffres tensionnels ou le poids. Cette page est disponible dans la fiche du patient.

Vous pouvez faire une recherche manuelle d’un test. Par exemple, entrez «creat» et faites Enter. Les termes utilisés sont, sauf exception (comme TQ à la place de Quick ou INR...), ceux qui apparaissent dans les résultats structurés ET dans la feuille de résultat brut. Notez que nous ne sommes en rien responsables des termes utilisés et comme il n’y a pas de terminologie standardisée, on n’a pas vraiment le choix. Pour voir tous les termes possibles, faites Enter dans le champ de recherche sans entrer de terme.

Nous avons créé un raccourci pour vous : un double-clic sur un terme dans la page de texte brute ouvre la page Cumulatif du patient, tout en copiant dans le champ de saisie le terme double-cliqué, et active la recherche de résultats correspondants! Par exemple, prenons cette HB abaissée pour laquelle le médecin veut connaître les valeurs précédentes au dossier. Il suffit de double cliquer sur HB et les données apparaissent! Dans ce cas précis, il n’y a cependant pas d’autres résultats au dossier.

Avec plusieurs résultats, il est possible d’en faire un graphique. Cliquez le bouton droit de la souris sur le texte dans la colonne de gauche (HEMOGLOBINE dans l’exemple ci-dessus).

Les documents À voir tout comme les documents «À régler» sont spécifiques au médecin. Ainsi, si un médecin regarde les résultats à voir d’un collègue en vacances, cela n’a pas d’impact sur sa liste à lui ni sur celle du médecin en vacances. Mais on peut voir dans la boîte de texte au coin supérieur droit qu’il a vu le document — et ses commentaires s’il en a écrit. Si le médecin coche la case À régler, ce document se retrouvera dans sa case de documents à régler et non dans celle du médecin en vacances.

Lorsque le médecin sera de retour de vacances, il aura une longue liste de documents À voir et il pourra voir qui aura vu, pendant son absence, ces documents, avec leurs commentaires. Ainsi, si vous regardez les résultats d’un collègue en congé et que vous avez agi suite à un résultat anormal, vous pouvez l’écrire dans la case et votre collègue verra ce que vous avez fait.

Noter que le même principe de documents À régler et À voir existe pour les documents numérisés.

Vous devez consulter régulièrement les résultats de Patient-X. Il est possible que ces résultats appartiennent à un de vos patients mais que ses données étant incomplètes ou en erreur, Medo-LAB n’a pu en faire l’association.

Ne le cherchez pas comme d’habitude! En effet, vous voulez conserver ce patient dans le menu de gauche. Pour ce faire, cherchez en lançant la recherche par un double-clic sur le menu Rechercher un patient sous le choix Patients. Ouvrez ensuite son menu pour y voir sa liste de résultats. Cliquez le premier résultat et notez le nom du patient dans la feuille de résultats.

Cliquez ensuite le bouton de recherche dans le haut du menu. Cette recherche permet d’afficher le patient dans le menu. Glissez et déposez ensuite le résultat sur le nom du patient - ce qui assignera ce résultat à ce patient (le retirant ainsi au patient-x).

MESSAGERIE

Généralités

Le système de messagerie d'Ofys permet aux utilisateurs de communiquer ensemble rapidement. Chaque utilisateur possède sa propre boîte de messagerie à son nom et les messages sont accessibles quand l'utilisateur est connecté.

Le principe de base est simple; pour envoyer un message, il s'agit de cliquer sur l'icône au dessus du menu vertical gauche.

Puis le même icône en plus petit dans le menu vertical liste les messages reçus

Envoi de message

L'utilisateur qui désire envoyer un message doit donc cliquer sur l'icône de messagerie puis remplir la fenêtre Transmettre un nouveau message. Quatre sections sont affichées :

.	A sujet de: propose l'inscription du patient en cours d'utilisation (celui qui est sélectionné dans le menu vertical). Notez qu'il est possible d'assigner aucun patient à ce message en sélectionnant l'option Sans Objet.
.	Transmis à: Comme le démontre l'image ci-dessous, trois types de sélections de destinataire sont disponibles dont un groupe d'employés, un groupe de professionnes ainsi qu'un utilisateur.
.	Sujet: Tout comme un système de courriel, un sujet sera affiché sur le message.
.	Message: Contient la zone de texte pour la rédaction du message.

Lorsque le message est complété, un simple clic sur le bouton Transmettre enverra le message. Notez que le bouton Annuler fermera cette fenêtre sans la sauvegarder.

Réception de message

L'utilisateur saura qu'il a un nouveau message lorsque icône de messagerie affiche une petite flèche rouge.

Il s'agit de cliquer sur l'icône de messagerie du menu vertical gauche pour voir la liste des messages classés par date et puis de clique sur la ligne (le message) que l'on veut ouvrir.

Dans l'exemple ci-dessous, le message demande un avis clinique à son collègue. Notez qu'il est possible d'ouvrir la pièce jointe "laboratoire" en cliquant simplement sur le lien Résultats de laboratoire.

Le destinataire peut répondre en indiquant sa réponse dans l'espace réservé à cet effet.

Il est possible d'Achiver ou de Fermer cette fenêtre, dans les deux cas le message sera envoyé.
Notez que la flèche rouge (indiquant un nouveau message) disparaît lorsque l'utilisateur clique sur le bouton Archiver

Tout comme un nouveau message, chaque réponse à un message se visualise d'un coup d'oeil rapide. Une flèche rouge s'affiche sur l'icône de messagerie en haut du menu vertical.
Pour lire ou répondre à ce message, il faudra de nouveau cliquer sur la ligne du message positionné dans le menu vertical de gauche.

Dans l'exemple d'envoi à un groupe, l'interface de saisie afficherait une ligne pour chaque utilisateur du groupe :

Si le message contient un patient, le lien pour ouvrir sa fiche sera disponible. Pour conserver le message tout en ouvrant la fiche en arrière plan, l'utilisateur n'a qu'à cocher la case Garder ce message ouvert.

Les icônes

La lettre T au devant du message signifie que l'utilisateur est l'expéditeur de ce message.

L'icône sous forme d'enveloppe fermée signifie que le message n'a jamais été ouvert (Supprimer sans être lu) alors que l'icône sous forme d'enveloppe ouverte signifie que le message a été ouvert.

Le chiffre qui précède la parenthèse signifie le mois de l'envoi du message. Le premier chiffre de la parenthèse signifie le nombre de messages dont l'utilisateur est le destinataire et le deuxième signifie le nombre de messages dont l'utilisateur est l'expéditeur.

Le clic droit

Le clic droit sur un message non lu du menu Messages propose d'archiver le message, de conserver le message, de répondre à ce message ou de copier le numéro de dossier en mémoire et de conserver ou supprimer celui-ci.

Le clic droit sur un message lu du menu Messages et tout message du menu Messages envoyés propose d'archiver le message, de répondre à ce message ou de copier le numéro de dossier en mémoire et de conserver ou supprimer celui-ci.

Le clic droit sur un message du menu Messages archivés propose de répondre à ce message et de copier le numéro de dossier en mémoire ou de conserver ou supprimer celui-ci.

PRÉFÉRENCES

Généralités

La section des préférences propose la gestion des options du logiciel pour chaques utilisateurs ou par l'administrateur. Lorsqu'un utilisateur est connecté sur sa session, celui-ci peut paramétrer certaines options qui s'appliqueront que pour lui alors que l'administrateur appliquera des options à l'ensembles des usagers.

Cette section est accessible via le menu Préférences de la section verticale de gauche.

Préférences Admin

Indicatif régional par défaut - Permet à l'utilisateur d'inscrire que les sept derniers chiffres dans chacuns des champs de saisi de numéros de téléphone (Lorsque l'indicatif à inscrire est celui par défaut).
L'indicatif s'affichera au début lors du changement de champs.

Professionnel de garde - Ce champs détermine le médecin par défaut lors de l'assignation d'un document numérisé à un patient.
(Permet d'éviter d'inscrire le professionnel si aucun n'est inscrit dans la fiche du patient).

Générer automatiquement le numéro de dossier - Cette case donne le choix d'assigner automatiquement lors de la sauvegarde d'une nouvelle fiche patient le numéro de dossier.
En décochant cette case l'utilisateur devra les inscrire manuellement.

Longueur du numéro de dossier permet d'augmenter le nombre de chiffres aux dossiers alors que le Nombre de derniers sélectionnés permet de déterminer le nombre de résultats affiché lors d'une recherche de patient.

Cette section permet l'exportation sur format CSV des données de la fiche patients et cliniques.

Le bouton Choisir permet à l'administrateur de sélectionner l'emplacement de l'exportation.

Lancer l'exportation permet d'exporter un fichier comprenant: No de dossier, NAM, Exp CAM, Nom, Prénom, DDN, Adresse, Téléphone 1, Téléphone 2, Professionnel traitant ainsi que la note.

Lancer l'exportation des données cliniques permet d'exporter un fichier comprenant le contenu des résultats de laboratoire ainsi que les notes cliniques (allergies, intolérances, immunizations, examens physiques, habitudes de vie, médications actives, fréquences, mesures, températures, pressions...)

Cette section permet de configurer l'entête de la clinique qui sera affiché sur chaque prescription imprimée.

Il est possible de sélectionner entre deux Format d'impression les ordonnances par défaut, soit en Format Lettre ou Format Ordonnance (L'utilisateur pourra toujours modifier ce format lors de l'impression (Lettre, Ordonnance, Défaut).

L'activation du DSQ se fait en cliquant sur la case à cocher présente dans cette section.

Cette section permet de paramétrer les préférences des horaires et des périodes pour les rendez-vous.

La section du haut propose
l'Échelle par défaut des journées (Durée des RDV), l'Heure de début des rendez-vous, l'Heure de fin des rendez-vous.
Noter que le contenu de ces trois champs est modifiable à chaque édition de période (Voir section sur RDV)
Mise en situation: Une clinique ouvre ses portes à 80% du temps à 08H00, l'utilisateur qui cré les horaires devra modifier l'heure de début seulement dans 20% des cas si 08H00 a été inscrit dans la zone d'édition Heure de début des rendez-vous.

La section Calendrier, Journée, Rendez-vous et Client propose la modification de couleurs au choix de l'utilisateur administrateur.
Le principe est simple, il suffit de cliquer sur le carré à la droite des noms afin d'en attribuer une autre au choix via la fenêtre des couleurs. Selon le système d'exploitation, il sera possible de sélectionner des couleurs de bases ainsi que personalisées.

La colonne Rendez-vous affichera la couleur associé à l'état du rendez-vous alors que la colonne Client affichera la couleur associé à l'état du patient.
Veuiller consulter la section RDV pour plus de détail sur les fonctionnalitées des périodes.

La gestion des Types de rendez-vous permet d'associer une couleur et un nom à un RDV. Il est possible de modifier ces types facilement en cliquant sur l'icône affichant une feuille et un crayon à lextrème droite de chacunes des lignes alors que pour ajouter un nouveau type, il sagit de cliquer sur l'icône affichant une feuille blanche et un +. Un choix de couleur ainsi que le nom sera de mise pour chaque ligne (type) aditionnel.
Les types de rendez-vous ont pour but d'afficher les couleurs respectives dans le rectangle des plages horaires de la section des rendez-vous.

La gestion des Types de périodes propose la modification ou l'ajout via le bouton affichant une feuille de papier blanche et un + jaune.
Tout comme la gestion des Types de rendez-vous, Il sera nécessaire d'associer une couleur au type de la période.
La case RDV permet de déterminer si il sera possible d'inscrire des rendez-vous dans cette période (Ex. Les vacances ou une réunion d'un professionnel).
Le nom du type s'inscrit directement dans la zone d'édition. La version 2.14 d'Ofys est disponible qu'en Français. Il est possible d'inscrire les traductions mais elles ne seront pas accessibles pour le moment.
La case à cocher Actif permet d'activer/désactiver la ligne (le type).

Préférences Utilisateur

Il est possible de sélectionner entre deux Format d'impression les ordonnances par défaut, soit en Format Lettre ou Format Ordonnance (L'utilisateur pourra toujours modifier ce format lors de l'impression (Lettre, Ordonnance, Défaut).
Une liste déroulante est disponible pour choisir l'affichage du nom des médicaments dans les pages sommaires des patients et rencontres.

L'utilisateur (Médecin) doit inscrire son alias du DSQ. L'alias doit être identique au certificat de la clé fourni par l'agence, donc attention aux fautes de frappes.

B2B

Généralités

Ce module d'Ofys est accessible tant au Groupe de médecin de famille (GMF) qu'au médecin de famille pratiquant hors GMF désirant inscrire, désinscrire, modifier, consulter et même synchroniser leur clientèle générale.

La RAMQ peut ainsi recevoir via Ofys les inscriptions, modifications ou les désinscriptions relatives à la clientèle. Ce module est accessible via la fiche patient.

Ce service permet également à la RAMQ de transmettre automatiquement à Ofys les données à jour de ses enregistrements d'inscription. Le module de Synchronisation automatique de la clientèle est accessible via la fiche de l'établissement.

Configuration de la synchronisation automatique

Le responsable de la clinique doit au préalable avoir reçu l'information envoyée par la RAMQ quelques jours/semaines suivant l'envoi des formulaires d'inscription d'un nouveau compte pour l'accès B2B.

L'utilisateur admin doit se diriger sur l'onglet B2B de la fiche de l'établissement afin de remplir la configuration.

À ce stade, celui-ci doit remplir les champs des deux sections du haut et cliquer sur la disquette de sauvegarde. Noter qu'il faut laisser le champ vide Numéro de GMF si le site ne fait pas parti d'un GMF.

Il faut ensuite cocher la case Synchronisation automatique de la clientèle afin d'obtenir automatiquement à chaque semaine les données réelles qui se trouvent sur le serveur de la RAMQ. Notez que le Type de dispensateur de service doit être Omnipraticien dans la fiche du professionnel désirant recevoir la synchronisation.

Une notification peut être envoyée à un utilisateur du système, indiquant qu'une synchronisation a été exécutée à une date X. Pour activer cette fonction, il suffit de sélectionner un utilisateur dans la liste déroulante.

La section Journaux de synchronisation pour ce site permet de visualiser rapidement les dates pour chacune des transactions effectuées. La date et le nom de la personne ayant lu le journal s'affichera à la droite de la date de synchronisation.

La section ci-dessous indique la description des journaux. Quelques exemples sont affiché ci-dessous.
Notez que la nomenclature au début de chaque ligne commence soit par :
I (indique une information), A (indique un avertissement) ou E (indique une Erreur).

Utilisation - Transmission des données vers la RAMQ

L'utilisateur n'a plus besoin de se diriger sur le site WEB de la RAMQ pour inscrire et modifier l'information reliée à la clientèle du professionnel. En effet, l'onglet B2B de la fiche patient permet une gestion complète tant pour le statut que pour la vulnérabilité du patient.

L'information inscrite est alors transmise à la RAMQ, ce qui permet aux médecins de conserver les données de leurs patients à jour.

L'onglet B2B affiche cinq sections différentes; Statut, Lieu de suivi, Caractéristique de santé, Représentant et Résident.

Les noms inscrits sur chacun des boutons de ce module décrivent les tâches qu'ils exécute. Mis à part les deux boutons Retirer, et les boutons de recherche, chacun font un appel à la RAMQ (Envoi l'information)

Les boutons à la droite des champs date affichent un calendrier pour les utilisateurs qui préfèrent sélectionner la date au lieu de l'inscrire avec le clavier. Ce même modèle de bouton est utilisé pour rechercher parmi les représentants (patients) et les résidents (professionnels) des sections respectives.

Section Statut
L'utilisateur peut sélectionner manuellement parmi deux types le statut d'inscription ainsi que la date d'inscription. Plusieurs boutons sont disponibles dans cette même section pour mettre à jour le statut.

Section du Lieu de suivi
Le lieu de suivi est celui de la rencontre entre le patient et le professionnel. La liste déroulante propose donc de choisir un des établissements enregistrés dans l'application. La date de début de suivi est aussi nécessaire pour une inscription complète.

Section caractéristique de santé (Vulnérabilité)
La liste déroulante affiche les différents codes et noms des pathologies disponibles. En plus de sélectionner une ou plusieurs pathologies, l'utilisateur doit aussi inscrire la date de début ainsi que l'action sur chaque ligne avant de Transmettre à la RAMQ.

Section du Représentant
Le bouton de recherche de représentant affiche la fenêtre de recherche de patients inscrit dans Ofys.
Le bouton Retirer supprime le nom du représentant mais n'envoie pas cette information à la RAMQ.
L'utilisateur doit utiliser la liste déroulante afin de sélectionner le type de représentant.

Section du Résident
Le bouton de recherche de résident affiche la fenêtre de recherche de professionnels inscrits dans Ofys.
Le bouton Retirer supprime le nom du résident mais n'envoie pas l'information à la RAMQ.